隱私聲明

香港優軟科技有限公司（以下簡稱“本公司”）致力於保護您的隱私。本公司建議您仔細閱讀本隱私保護聲明，以瞭解我們如何收集、使用和保護您的個人信息。

1. 個人信息的收集與使用

我們於營運 港秘書 的過程中蒐集個人資料，以便提供服務、維持安全、遵循法律義務並改善使用體驗。我們可能蒐集的資料類別包括：

• 帳戶與聯絡資訊，例如您在建立帳戶或管理訂閱時提供的姓名、電郵地址、聯絡電話、公司名稱及帳單資料；
• 您自願上傳的專業及客戶資訊，包括透過本服務儲存或產生的客戶公司資料、支援文件與盡職審查紀錄；
• 使用與技術資料，例如透過 Cookie 或類似技術蒐集的 IP 位址、裝置資訊、瀏覽器類型、存取記錄及您在本服務中的操作；
• 支援溝通及回饋資料，例如您聯絡客服、參與問卷或提出產品改進需求時所提供的資訊。

我們處理上述資訊，以提供您要求的服務、管理帳戶、提供技術支援、監控服務效能、防範濫用、遵循法律義務並開發新功能。

2. Google Drive 整合與第三方雲端儲存

若您選擇將第三方雲端儲存服務（例如 Google Drive）連結至 港秘書，我們僅會請求為您建立、儲存與管理所選文件所必需的存取範圍。視您進行的操作，我們可能處理以下資料：

• 基本的 Google 帳戶資訊（如姓名與電郵地址），以識別您授權的帳戶；
• OAuth 存取權杖與重新整理權杖，讓本服務可執行您所觸發的操作，並會安全儲存及按需要自動更新；
• 檔案與資料夾的中繼資料，例如名稱、ID、類型與時間戳記，讓本服務可透過整合顯示並整理您管理的文件；
• 您在使用整合時透過 港秘書 上傳、產生或修改的檔案內容，僅用於完成您所要求的操作。

依照您的指示，本服務可能在您授權的位置中建立、上傳、編輯、移動、複製、下載、轉換或刪除檔案與資料夾。為完成這些操作所產生的暫存副本會在處理結束後自動清除，除非法律要求更長的保留時間。

我們對從 Google API 取得的資訊之使用將遵循 Google API Services User Data Policy（含 Limited Use 要求）。除非出於安全、符合法規或獲得您明確同意，否則我們不會將 Google 使用者資料用於開發無關功能、廣告或供人為閱讀處理。

您可隨時前往 https://myaccount.google.com/permissions 取消 港秘書 對您的 Google 帳戶之存取權；若您停止整合，我們將刪除相關存取權杖並停止處理該帳戶的資料。

3. 第三方企業參考資訊功能

若您使用可選的第三方企業參考資訊功能（見我們的使用條款），我們可能為提供該功能、計算用量費用、防範濫用、保存審計記錄及履行法律義務，而處理下列類別的資訊：

• 您提交的查詢輸入，例如企業名稱、統一社會信用代碼或其他搜尋關鍵詞；
• 第三方數據提供者返回的企業參考資訊，可能包括工商註冊詳情，以及（如來源數據包含）與被查企業相關的法定代表人、股東或其他個人的姓名及相關資料；
• 技術及審計日誌，例如查詢時間、所用功能端點、代幣消耗、緩存狀態，以及您確認或接受功能條款的記錄；以及
• 您選擇在系統內生成或下載的報告或摘要。

我們處理該等資訊以交付您要求的功能、運作計費及合理使用控制、保障服務安全，以及滿足記錄保存或法律要求。該等功能依賴第三方商業數據提供者。該等提供者按其自身條款處理查詢並返回數據；我們無法控制其數據集的完整性或準確性。

若返回資訊包含個人資料，您知悉您就客戶工作自行決定使用該等資料的目的，並有責任確保您的收集及使用符合適用的私隱及數據保護法律（包括香港《個人資料（私隱）條例》（第 486 章），以及（如適用）相關司法管轄區法律）。我們僅在為上述目的合理必要的期間保留與功能相關的日誌及緩存參考數據；如法律要求或為解決爭議所需，則可保留更長時間。

4. 資料處理的法律依據與目的

在適用的資料保護法律要求下，我們會依據以下法律基礎處理您的個人資料：

• 履行合約，以提供您所要求的服務並管理您的訂閱；
• 遵循法律義務，包括適用於信託及公司服務提供者（TCSP）的反洗錢、紀錄保存及稅務要求；
• 本公司的合法利益，例如確保服務安全、提升功能及防止濫用，且不會凌駕於您的權利之上；
• 您的同意，例如您選擇接收市場推廣資訊或啟用需要存取第三方系統的整合功能。

5. 資料分享與披露

我們不會出售您的個人資料。僅在以下情況下，我們可能分享個人資料：

• 代表我們提供基礎設施、託管、客服、分析或金流處理的服務供應商，且須遵守嚴格的保密與資料保護義務；
• 在必要時為保護我們的法律權益或遵守監管要求，而與專業顧問、核數師或保險公司分享；
• 當適用法律、法院命令或合法要求需要時，向政府機關、監管單位或執法部門提供；
• 依您的指示與第三方分享資料，包括您將 港秘書 連接至整合服務或導出資料至您控制的系統時。
• 為第三方企業參考資訊功能提供支持的第三方商業數據提供者，僅限於處理您的查詢並返回參考結果所必要的範圍。

6. 資料保存

我們會在提供服務、達成本政策所述目的、遵循法律義務、解決爭議及執行協議所需的期間內保存個人資料；當不再需要時，會刪除或匿名化該資料，除非法律要求繼續保存。

7. 資料安全

我們採取管理、技術與實體層面的防護措施，確保您的個人資料與客戶資料的保密性、完整性與可用性。這些措施包括但不限於：

• 對瀏覽器與伺服器之間傳輸中的數據採用業界常用標準加密（例如 TLS）；
• 採用防火牆、存取控制及監控等措施，以保護我們的基礎設施；
• 在資料庫中實施客戶公司資料分離，並執行定期備份程序；
• 制定內部政策、員工培訓及最小化存取權限的機制，以降低未經授權洩露的風險。

若檔案儲存在您自己的 Google Drive 或其他第三方服務，其安全措施同樣適用。我們建議您檢視相關供應商的文件並妥善設定分享權限。

8. 國際資料傳輸

港秘書 由香港營運。依據您及我們服務供應商所在地，您的個人資料可能在資料保護法律不同的司法管轄區被處理；我們將採取適當措施，確保任何跨境傳輸均符合法律要求。

若您使用第三方企業參考資訊功能，查詢請求及相關參考數據可能會傳輸至或由在不同司法管轄區營運的第三方提供者處理。使用該等功能，即表示您指示我們為返回所要求的參考結果，向該等提供者傳輸必要的查詢參數。

9. 您的權利與選擇

在適用法律允許的情況下，您可要求存取、修正、更新或刪除個人資料，並可反對或限制特定處理，及提出資料可攜要求。

您可透過以下聯絡方式行使上述權利；我們可能在處理前要求驗證您的身分，並於法律要求時保留必要資料。

您可在帳戶設定中管理電郵通訊偏好，或依照郵件內的退訂指示操作。欲取消 港秘書 對 Google Drive 或其他整合的存取，請使用相關供應商的安全設定（Google 用戶可前往 https://myaccount.google.com/permissions）。

10. Cookie 與追蹤技術

我們使用 Cookie 及類似技術以提供與強化服務、記住您的偏好、驗證登入並分析使用模式。Cookie 是儲存在您裝置上的小型文字檔案。

您可透過瀏覽器設定或其他工具管理 Cookie；若停用部分 Cookie，本服務的某些功能可能無法正常運作。

11. 本私隱政策的更新

我們可能不時更新本私隱政策，以反映作業流程、服務或適用法律的變更。若有重大變更，我們將於此頁面公布並更新下方「最後更新」日期，必要時亦會提供額外通知。

12. 聯繫我們

如您對本私隱政策或我們的資料處理方式有任何疑問或意見，歡迎與我們聯絡。

Cloudsoft Technology Limited
電子郵箱：[email protected]

最後更新：September 20, 2026